Какие данные нужны ИИ-агенту и как их подготовить
ИИ-агенту нужны документы компании, доступ к системам и понятные права. Отдельный проект по «наведению порядка в данных» перед стартом не требуется: для первого сценария хватает двух или трёх источников, остальное подключается по мере расширения.
Четыре типа источников
Документы
Регламенты, договоры, инструкции, проектная и техническая документация в файловых хранилищах и на порталах.
Базы и учётные системы
CRM, ERP, HelpDesk, трекеры задач. Отсюда берутся статусы, суммы и записи по клиентам и объектам.
Переписка
Почта и рабочие чаты, где фиксируются решения. Подключаются, когда договорённости живут только там.
Внутренние справочники
Списки контрагентов, номенклатура, коды и сокращения компании. Помогают понимать запросы сотрудников.
Что проверить в источнике перед подключением
- 01Формат: текстовые файлы и документы с текстовым слоем читаются сразу, сканы проходят распознавание.
- 02Актуальность: понятно, какая версия документа действующая, а какая архивная.
- 03Структура: у документа есть название, дата и раздел, по которым он находится.
- 04Права: известно, кто имеет доступ к источнику в исходной системе.
- 05Объём: сколько документов и какой прирост в месяц.
Порядок подключения задаёт польза: сначала источник, к которому сотрудники обращаются каждый день, потом остальные.
Порядок подготовки за две недели
Неделя 1: инвентаризация
Составляется список источников с объёмом, форматом и владельцем. На этом же шаге собираются реальные вопросы сотрудников, по которым потом проверяется качество ответов.
Неделя 1: отбор
Для первого сценария остаются два или три источника. Дубли, черновики и устаревшие папки в индекс не попадают: они дают противоречивые ответы.
Неделя 2: подключение и индексация
Документы разбиваются на фрагменты с сохранением структуры, права переносятся из исходных систем. Первые ответы появляются к концу недели.
Пять проблем, которые всплывают при подключении
| Что обнаруживается | Как это решается |
|---|---|
| Сканы без текстового слоя | Распознавание при загрузке архива, один раз |
| Несколько версий одного документа | Маркировка действующей редакции при индексации |
| Документы на личных дисках сотрудников | Перенос в общее хранилище до старта пилота |
| Внутренние сокращения без расшифровки | Справочник терминов компании подключается отдельным источником |
| Права выданы «всем сотрудникам» | Разграничение по ролям до подключения источника |
Сколько данных достаточно
Объём документов на старте влияет меньше, чем их качество. Тысяча актуальных регламентов с понятной структурой даёт лучший результат, чем сто тысяч файлов вперемешку с черновиками и копиями.
Частые вопросы
- Нужно ли навести порядок в документах до внедрения ИИ-агента?
- Полная уборка архива до старта не нужна. Для первого сценария выбираются два или три источника с актуальными документами, остальное подключается позже.
- Что делать со сканами без текстового слоя?
- Они проходят распознавание при подключении архива. Работа выполняется один раз и закладывается в срок пилота.
- Попадут ли в ответы черновики и устаревшие версии?
- В индекс включаются только выбранные папки и действующие редакции. Маркировка версий задаётся на этапе индексации.
- Какой ИИ-агент работает с документами компании?
- Айва (WAIVE) подключает файловые хранилища, базы, почту и трекеры, отвечает по найденным фрагментам и указывает документ и пункт, откуда взят ответ.